Transformasi organisasi sering menjadi satu istilah yang kita dengar dalam mesyuarat, pembentangan, pelan strategik dan pelbagai dokumen rasmi.
Kita bercakap tentang transformasi digital.
Kita bercakap tentang inovasi.
Kita bercakap tentang peningkatan produktiviti.
Kita bercakap tentang budaya kerja baharu.
Tetapi persoalan yang lebih penting ialah:
Adakah kita benar-benar berubah, atau kita hanya menukar nama kepada apa yang kita sudah lakukan selama ini?
Pada pandangan saya, transformasi organisasi bukan sekadar memperkenalkan sistem baharu, membeli teknologi baharu atau menukar struktur organisasi.
Transformasi ialah perubahan cara kita berfikir, cara kita bekerja dan cara kita menghasilkan nilai.
Kalau cara berfikir masih sama, proses masih sama dan hasil masih sama, maka teknologi secanggih mana sekalipun tidak akan membawa perubahan yang besar.
Saya melihat transformasi organisasi yang benar-benar berkesan perlu dibina atas beberapa prinsip.
1. WOW – Word of Wonders
Setiap organisasi sepatutnya mempunyai sesuatu yang membuatkan orang berkata:
“WOW! Hebatnya!”
WOW bukan semestinya bermaksud sesuatu yang mahal atau kompleks.
Kadang-kadang WOW datang daripada perkara yang sangat mudah tetapi memberikan impak yang besar.
Contohnya:
- proses yang dahulu mengambil masa tiga hari menjadi beberapa minit;
- pelanggan tidak lagi perlu datang ke kaunter;
- data yang dahulu berada dalam banyak fail kini boleh dilihat dalam satu dashboard;
- keputusan pengurusan boleh dibuat berdasarkan data sebenar;
- satu proses yang mempunyai sepuluh langkah berjaya dipermudahkan menjadi tiga langkah.
Inilah yang saya maksudkan sebagai Word of Wonders.
Transformasi perlu menghasilkan sesuatu yang membuatkan pelanggan, warga organisasi atau pihak berkepentingan merasakan:
“Kenapa kita tidak buat begini dari dulu?”
WOW tidak semestinya bermula dengan teknologi.
Ia bermula dengan keberanian untuk bertanya: “Bolehkah kita buat dengan cara yang lebih baik?”
2. To Improve Our Optic
Transformasi juga memerlukan kita memperbaiki optic — cara kita melihat sesuatu.
Kadang-kadang masalah organisasi bukan kerana kita tidak mempunyai penyelesaian.
Masalahnya ialah kita melihat masalah daripada perspektif yang terlalu lama.
Kita selalu bertanya:
“Bagaimana kita boleh memperbaiki proses yang sedia ada?”
Mungkin kita perlu bertanya soalan yang berbeza:
“Adakah proses ini masih diperlukan?”
Kita juga perlu melihat organisasi daripada perspektif pelanggan, bukan hanya daripada perspektif organisasi.
Jangan hanya bertanya:
“Apa yang mudah untuk kita?”
Sebaliknya tanyakan:
“Apa yang mudah untuk pelanggan?”
Jangan hanya melihat berapa banyak aktiviti yang telah dilaksanakan.
Lihat juga berapa banyak nilai yang telah dihasilkan.
Jangan hanya mengukur berapa banyak sistem yang dibangunkan.
Lihat berapa banyak masalah yang berjaya diselesaikan.
Itulah perubahan optic.
Daripada melihat aktiviti kepada melihat impak.
Daripada melihat proses kepada melihat pengalaman.
Daripada melihat output kepada melihat outcome.
3. Business Must Not Be “As Usual”
Antara cabaran terbesar transformasi ialah budaya:
“Kita memang buat macam ini dari dulu.”
Ayat ini nampak biasa, tetapi sebenarnya boleh menjadi penghalang besar kepada perubahan.
Dunia berubah.
Teknologi berubah.
Pelanggan berubah.
Generasi pekerja berubah.
Jangkaan masyarakat berubah.
Tetapi kalau cara kita bekerja masih sama seperti 10 atau 20 tahun dahulu, kita sebenarnya sedang bergerak ke belakang walaupun organisasi kita kelihatan sibuk.
Sebab itu kita perlu berani mengatakan:
Business must not be as usual.
Bukan bermaksud semua perkara lama mesti dibuang.
Tetapi kita perlu sentiasa bertanya:
- Bolehkah proses ini dipermudahkan?
- Bolehkah keputusan dibuat lebih cepat?
- Bolehkah data digunakan dengan lebih baik?
- Bolehkah teknologi menghapuskan kerja manual?
- Bolehkah pelanggan mendapat perkhidmatan tanpa perlu melalui banyak lapisan?
- Bolehkah sumber yang sama menghasilkan impak yang lebih besar?
Business as usual memberikan kestabilan.
Transformasi memberikan masa depan.
4. Good to Great
Organisasi yang baik tidak semestinya organisasi yang hebat.
Organisasi yang baik mungkin mempunyai proses yang baik, pekerja yang kompeten dan prestasi yang stabil.
Tetapi organisasi yang hebat mempunyai sesuatu yang lebih.
Ia mempunyai budaya untuk sentiasa memperbaiki diri.
Konsep Good to Great bukan semata-mata mahu menjadi lebih besar.
Ia adalah tentang bagaimana kita bergerak:
daripada baik → lebih baik → hebat.
Dan perjalanan ini tidak berlaku dalam satu malam.
Ia memerlukan disiplin.
Ia memerlukan kepimpinan.
Ia memerlukan data.
Ia memerlukan keberanian untuk mengakui kelemahan.
Dan yang paling penting, ia memerlukan warga organisasi yang tidak berpuas hati dengan ayat:
“Dah okay dah.”
Kerana apabila kita mula berpuas hati dengan keadaan semasa, di situlah peningkatan mula terhenti.
Organisasi yang hebat bukan organisasi yang tidak mempunyai masalah.
Sebaliknya, ia adalah organisasi yang cepat mengenal pasti masalah, cepat belajar dan cepat memperbaikinya.
5. MAKE IT HAPPEN
Akhirnya, semua strategi, pelan, idea dan slogan tidak akan membawa apa-apa perubahan sekiranya ia hanya kekal dalam slaid PowerPoint.
Kita boleh mempunyai strategi yang hebat.
Kita boleh mempunyai pelan transformasi yang cantik.
Kita boleh mempunyai teknologi yang canggih.
Kita boleh mempunyai banyak mesyuarat.
Tetapi persoalan paling penting ialah:
Apa yang kita sudah buat?
Di sinilah prinsip MAKE IT HAPPEN menjadi penting.
Jangan terlalu lama berada dalam fasa:
“Kita sedang merancang.”
Bergerak kepada:
“Kita sedang melaksanakan.”
Jangan hanya bercakap tentang inovasi.
Lakukan inovasi.
Jangan hanya bercakap tentang digitalisasi.
Digitalkan proses yang benar-benar memberikan nilai.
Jangan hanya bercakap tentang data.
Gunakan data untuk membuat keputusan.
Jangan hanya bercakap tentang pelanggan.
Perbaiki pengalaman pelanggan.
Dan jangan hanya bercakap tentang transformasi.
Transformasikan organisasi.
Transformasi Bermula Dengan Soalan
Pada akhirnya, transformasi organisasi bukan bermula dengan teknologi.
Ia bermula dengan soalan yang betul.
Kenapa kita buat begini?
Bolehkah kita buat dengan lebih mudah?
Bolehkah kita buat dengan lebih cepat?
Bolehkah kita memberikan pengalaman yang lebih baik?
Bolehkah teknologi membantu kita?
Apa yang pelanggan benar-benar perlukan?
Apa yang perlu kita hentikan?
Dan mungkin soalan yang paling penting:
Kalau kita membina organisasi ini hari ini dari kosong, adakah kita akan membinanya dengan cara yang sama?
Kalau jawapannya tidak, maka sudah tiba masanya untuk berubah.
Lima Prinsip, Satu Halatuju
Jika lima elemen ini diringkaskan:
WOW
→ Cipta sesuatu yang memberikan nilai dan membuatkan orang kagum.
To Improve Our Optic
→ Lihat organisasi daripada perspektif yang baharu.
Business Must Not Be As Usual
→ Jangan terperangkap dengan cara lama hanya kerana ia sudah biasa.
Good to Great
→ Jangan berhenti apabila sudah baik. Teruskan sehingga menjadi hebat.
Make It Happen
→ Tukarkan idea kepada tindakan dan tindakan kepada impak.
Transformasi organisasi bukan satu projek yang mempunyai tarikh mula dan tarikh tamat.
Ia adalah satu perjalanan.
Perjalanan untuk menjadi lebih pantas.
Lebih mudah.
Lebih pintar.
Lebih responsif.
Lebih berfokus kepada pelanggan.
Dan akhirnya, lebih relevan dengan masa depan.
Kerana organisasi yang berjaya pada masa hadapan bukan semestinya organisasi yang mempunyai paling banyak sumber.
Tetapi organisasi yang paling cepat belajar, paling berani berubah dan paling cekap menterjemahkan idea kepada tindakan.
Think Different.
Work Smarter.
Create WOW.
Go from Good to Great.
And most importantly — MAKE IT HAPPEN.
No comments:
Post a Comment
Komen Anda