Kot ya pun bermesyuarat..

Mesyuarat.. Meeting.. Perbincangan.. Apabila mendengarnya kita kadang kala teruja, kadang kala rasa tertekan, mungkin juga suka, mungkin juga menyampah dan mungkin juga tiada apa-apa perasaan terhadapnya.. Sebenarnya mesyuarat itu perlu untuk sepasukan ahli dalam satu kumpulan kerja ataupun satu gerakan dalam untuk melihat serta mencapai sesuatu melalui berdiskusi dan mendapatkan laporan dan gambaran mengenai sesuatu hal. Di tempat kerja tentunya mesyuarat sentiasa diadakan untuk mendapatkan sebarang kemaskini mengenai kerja dan aktiviti seharian di pejabat.

Tetapi yang sedihnya, kadang-kadang berlaku pembaziran dalam mesyuarat itu lebih-lebih lagi "Pembaziran Masa". Mengapa saya katakan demikian? Ini penjelasananya:

1. Menyentuh Satu Perkara Itu Terlalu Lama.

Kadang kala sesuatu perkara itu disentuh dan dibincangkan agak lama semasa mesyuarat. Bayangkan bahawa fakta dan masalahnya telah pun jelas dan masing-masing telah faham, tetapi kita kadang-kala asyik bermain-main dengan fakta dan masalah itu.. Mula dari a, b, c dan d.. kemudian kita ulang semula a, b, c dan d yang sama.. Pusing-pusing di situ juga perginya.

2. Penceritaan Panjang Lebar.

Memadailah kita melapor dan beri penjelasan kepada perkara penting sahaja. Bunga-bunga dan perkara sampingan tu simpan sahajalah. Fokuskan sahaja pada isu pokok yang ingin diketahui dan ingin diselesaikan. Apa yang diluar bidang kuasa usah disibukkan!

3. Masa Henti /Pause Yang Lama!

Memang kadang kala kita perlu ambil masa dan ambil ruang dan masa untuk meneruskan perbincangan. Diam seketika mungkin untuk memberi ruang otak dan minda memikirkan sesuatu mengenai perkara yang dibincangkan. Tetapi janganlah berhenti seolah-olah menunggu lampu merah di persimpangan jalan. Lama tu!! Bukankah nampak lebih tegas, lebih karisma dan lebih yakin jika kita pergi kepada setiap perkara dengan kadarkan lebih pantas, sebijik-sebijik disentuh dan segera disimpul kemas.

4. Benda Yang Selesai, Gugurkan.

Sampai berkali-kali benda yang tak penting dan tak membawa makna yang besar itu dikekalkan dalam minit. Ianya di bawa setiap kali mesyuarat. Buang masa, buang kertas, buang toner dan buang air liur aje tu.

5. Janganlah Mesyuarat Lebih 2 Jam.

Tumpuan ahli mesyuarat tentunya akan "down" apabila masa peribadi mereka diceroboh. Kot ya pun bermesyuarat.. ingat-ingatlah sikit bukan semua ahli dalam perbincangan itu yang tenteram jiwa dan fikirannya apabila penutup yang ditunggu-tunggu tidak kunjung tiba ;)

Sama-sama kita praktikkan mana yang baik.. Maaf jika ada yang terasa. Cukup masa dah.. Time out!!